|
TU Delft Informatieanalyse Arbofunctionaliteit
Bij de TU Delft is een analyse gemaakt welke functionaliteiten de verschillende gebruikers van zowel de interne arbodienst, de leidinggevende van de verschillende faculteiten als de stafdienst P&O gebruikten. Hierbij is gekeken naar zowel de management-, de sturings- en de procesinformatie.
Ook is stilgestaan bij de klachten over de huidige arbo-applicatie en de achterliggende oorzaken van de ontevredenheid. Hieruit bleek dat veel van de klachten door een andere inrichting en een betere aanlevering van gegevens verholpen zouden worden.
Verder is bekeken welke functionaliteiten het huidige arbo-pakket gaf, wat mogelijk was in de HR-applicatie PeopleSoft, en wat de mogelijkheden bij alternatieve pakketoplossingen waren.
De verschillende alternatieven zijn voorzien van consequenties in zowel financiën, maatregelen en tijdlijnen. Op basis hiervan is geadviseerd om over te gaan tot een aanpassing van de inrichting van de applicatie en een stroomlijning van de gegevensimport. PeopleSoft heeft aangegeven voor de Nederlandse markt geen specifieke arbo-oplossingen te bieden. En maatwerk is te duur.
TU Delft Doorlichten verzuimproces
Door zowel interviews als desk research is het verzuimproces doorgelicht. Dit is afgezet tegen de eisen van de huidige wetgeving en het gehanteerde kwaliteitshandboek. De bevindingen hebben geleid tot aanpassingen in het proces en het kwaliteitshandboek, meer duidelijkheid verstrekken van de arbodienst aan haar klanten, en aanscherping van interne afspraken.
TU Delft Inrichten Arbo & Milieu Services
Binnen de TU Delft wordt de dienstverlening vanuit de interne Arbo en Milieu Dienst (AMD) door de afzonderlijke organisatie-onderdelen als te centralistisch ervaren en te veel gestuurd op deskundigheid. De interne klanten herkennen onvoldoende hun eigen behoeften en verwachtingen in het aanbod. Na een reorganisatieproces wordt de interne arbodienst daarom in afgeslankte vorm (bedrijfsartsen en doktersassistentes) voortgezet en de overige arbo- en milieuprofessionals worden ondergebracht in een aparte service-unit Arbo en Milieu Services (AMS).
DEXIS Arbeid heeft gedurende zes maanden een interim hoofd AMS geleverd die in staat is geweest de betrokken medewerkers mee te nemen in een veranderingsproces naar klantgericht en vraaggestuurd werken en daarbij toekomstige opdrachtgevers te enthousiasmeren om dienstverlening vanuit AMS af te nemen.
Vertrouwen
Om te komen tot een professioneel team van adviseurs zijn onder andere de volgende interventies gedaan:
1. Met diegenen die bereid waren te investeren in elkaar, de nieuwe wijze van werken en de eigen ontwikkeling en loopbaan binnen de TU Delft, zijn afspraken gemaakt over doelstellingen, benodigde hulpmiddelen in de vorm van opleiding, coaching e.d.
2. We hebben geïnventariseerd welke eisen en verwachtingen interne klanten hebben ten aanzien van AMS in het algemeen en de betrokken adviseurs in het bijzonder. Ook is gevraagd naar de dienstverlening en vaardigheden die klanten tot nu toe hebben gemist en welke van de genoemde aspecten moeten verbeteren.
3. Met de adviseurs van AMS is vervolgens een verbinding gemaakt tussen deze twee processen in de vorm van een bedrijfsplan voor de komende twee tot drie jaar.
Vervolgens is implementatie van het plan ter hand genomen en zijn ervaringen en werkzaamheden overgedragen aan het benoemde hoofd AMS.
Klant staat centraal
Door intensief overleg te voeren met de verschillende organisatie-onderdelen over het gewenste dienstenpakket is de oude benadering van aanbodgericht werken omgebogen naar vraaggestuurd werken. Dit proces is ondersteund door afspraken vast te leggen in service-contracten, projectomschrijvingen, voorzien van beoogde doelstellingen, te besteden uren en noodzakelijke randvoorwaarden.
Communicatie
Ter ondersteuning aan de dienstverlening zijn producten en diensten vastgelegd in de vorm van leaflets, is de website hernieuwd en is een themamiddag georganiseerd waarin de adviseurs van AMS presentaties hebben gegeven en met klanten openhartig hebben gediscussieerd over vraagstukken op het gebied van arbo, veiligheid en milieu die voor de TU Delft van belang zijn.
|
